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做好事500X450
如果愛迪生最後放棄用鎢絲做導線;如果哥倫布遇到驚濤駭浪就打道回府;如果賈伯斯當初被蘋果FIRE就此失意;如果國父第八次革命就放棄的話。現今的你我,恐怕還得在漆黑的夜晚裡點著燭光,過著君主專制的生活,看不見好用又漂亮i系列產品是什麼改變了這一切?其實,也只有兩字:堅持!
文= Carrie / 圖=阿貓

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【做好事】工作卡卡嗎?該升級了!

你,今天加值了嗎?我說的並非你的悠遊卡加值,而是職場儲值卡哦!那麼,今天你加值了嗎?進入職場之後你我早已不必為學業上的分數斤斤計較,但卻得時時刻刻替自己的工作職能「入帳」加值,讓自己保持能量充沛面對未來變局。努力儲備讓你用之不竭的動力,才能因應隨之而來的不斷挑戰。

文= Carrie / 插畫=阿貓

工作停滯期,對多數上班族來說似乎是職涯過程中的常見宿命。回想自己剛開始的菜鳥階段,像個嗷嗷待哺嬰兒,從一片白紙的無知期,到學習奠基的基礎期,拚命地爬呀爬,終於爬到能看見一線曙光的成長期,正當該高興慶祝之時,卻怎麼咻一下,突然掉進所謂「天花板效應」階段,彷彿不知被啥卡住般進退兩難。繼續走不知下一步做啥?但總不能往下掉吧!。

當下,與女神「卡卡」成了好朋友,有種原地踏步,前進不得法、後退有困難的無奈。如此,每天保持「老樣子」與老板四目交接,天天難過天天過〈青春可以老樣子永保美貌,但工作效率及能力老是同個樣…可不妙!〉事實上,企業老闆無不希望自己下屬員工在工作表現上有所長進,期待這個「嬰仔」最好「一眠大一尺」的飛速進步。不過,要對自我成長負責的,其實往往是「自己」不是老闆。

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做好事500X450

【做好事】
學說好話 有話好說
翻轉你的「怨」念!
擺脫職場「苦海女神龍」

文= Carrie

「都是你啦!讓我OOXX#@…」你是否感覺這句話有些耳熟?從小到大,我們生活周遭常會遇到許多數落別人或者怨嘆困境的畫面,聽到別人訴說著自己海海人生的悲哀…,進了職場工作壓力一來,許多人更將抱怨本事「發揚光大」,以唯恐他人不知自己苦難史的衝勁終日努力宣洩,數落……,然而,事隔多年你發現那些當初只愛抱怨的人卻依然原地踏步…,最後成了名副其實的「苦海女神龍」,絲毫沒有成長…!

身為兼俱感性與理性的人類,情緒起伏、喜怒哀樂在所難免。話說人生嘛並非十全十美,不可避免總會遇到不如己意的狀況,抱怨對多數人其實是稀鬆平常的情緒反應。但是如果只有不停的抱怨,讓問題像「鬼打牆」式的一直存在繞不出去,那就不妙!

抱怨,不只在平日柴米油鹽醬醋茶的生活中存在,許多人踏入職場之後赫然發現:哇!原來職場才是「怨氣沖天」的大本營。特別在茶水間、廁所裡,那些不時傳來細細碎碎的耳語,都不是呢喃的情話,而是一句句酸到入骨、你一句我一語的抱怨語錄。精采情節可比「一支番阿火」的台語劇,或是愛到無法自拔的偶像劇,可說高潮連連。

但「看戲歸看戲」,你就別太入迷,因為你將會發現一件可憐的事實.,抱怨的次數愈多、訴苦的頻率愈高,你的工作效率卻可能等比例的下降。提升了自怨自艾的本領,練到了爐火純青的地步,無奈的是,你所埋怨的事情卻依然「原封不動」的需要被解決。

英國詩人布萊克曾經寫道:「只要你願意停止抱怨,就不用擦拭悔恨的眼淚」人在凡塵俗世,雖然不能完全扼阻負面的情緒出現,但你可以改變老是抱怨的心態。其實,抱怨的方式也大大影響著事情的結果。你可以讓適當的抱怨箭頭向內不對外,保持冷靜不衝動,要明白不斷的抱怨只會將自己推入無止境的情緒黑洞。緩和述說的過程才能讓你找到怨氣的核心、直搗背後的原因,並得以順利讓問題解決,不但平息你的怒氣,有時還能一舉數得。相反的,一味的抱怨,過度的指責他人則可能會讓你陷入痛苦哀怨的情緒中,無法自拔。

如果,抱怨是問題的起點,做好情緒管理、理出頭緒,將抱怨的念頭適度翻轉,讓自己與被怨懟者都能彼此理解體諒,你會發現這可能是創造一個雙贏圓滿結局,掙脫苦海女神龍稱號的機會。

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做好事500X450


面試 一場重要的約會
完美的演出 需要用心的彩排


文= Carrie

又到了炎炎夏日、驪歌高唱的畢業季節。也是令人既喜又憂的時刻,喜的是終於擺脫學生的身份,不用為了每學期的大考跟小考焦頭爛額,換句話說,就是我⋯出脫啦!;憂的是走出校園即刻得面臨另一個人生考驗⋯面試(唉!才剛說不用考試,就又來個大試驗⋯)。以前常聽老師、學長姐恐嚇說工作不好找!ㄟ⋯到底是工作不好找,還是面試難搞?面對投入職場的第一次約會─面試,你做好準備了嗎?

面試,對許多即將畢業的新鮮人來說,彷彿男女約會一樣,真是既期待又怕受傷害。因為跟對方不熟,但很想去認識一下,看雙方是否有感覺,接下來,還要再看有無發展的機會。簡直是「掀起你的蓋頭來、讓我看看你的臉」,唉呀!多緊張啊!

其實,不只社會新鮮人⋯哪怕是在職場打滾多年的老將,有時對面試仍有一種又愛又恨的情緒。愛的是,一旦接到面試通知,表示你已進入下一關卡,雖然還沒拿到企業的通行證,好歹看見了「那道光」、「那一扇門」;恨的是⋯面對主試官可能的嚴格考評,秤斤論兩的評斷比較時,如何令他印象深刻脫穎而出。這是人生的必經之路,除非你想成為職場的逃兵。面試,這是大家終究難逃的一關。

不過說穿了,面試也並不是洪水猛獸,真的會把你吞了。無論結果如何,不妨把每場面試都當作是一種學習的經驗。當然,一場完美的演出是需要不斷彩排的,面試亦不例外(不是叫你偽裝成《神鬼交鋒》的主角,出來行騙江湖喔)。尤其初出社會的新人的確可以藉由練習,讓你在面試時表現恰如其分,減少誤失提升錄取的機會。

此外,面試不單需要練習,還是一種行銷自我的過程。成功的關鍵在於完整傳達自己所學與專長能符合這家企業的需求,讓彼此能更「麻吉」(MATCH)。這些成功表現自我的技巧並非與生俱來,也許有些人天生是高手,但大部分人需要的是一再摸索,畢竟成功的出擊需要不斷的練習。在今年秋天來臨之前, 也許你會有許多次面對企業主令人心動又心跳的約會,做好準備,想好策略,來一回精彩的勝出吧!


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做好事

經驗 最關鍵的學分

職場沒課本 心法自己學
文= Carrie

翻開古今中外企業名人史,許多在商場上叱吒風雲、呼風喚雨的鉅子,擁有精明的頭腦、清楚的邏輯卻不見得有平順的求學過程。事實上,從洛克斐勒到王永慶,學歷背景可能都不如你我,但他們卻縱橫江湖多年,而其成功之道就是得力於職場多年磨練出來的經驗。可見,除了書中黃金屋,平日工作中俯拾皆是的經驗,才是職場致勝的關鍵學分。

興高采烈去工作 實務應證理論

「我要像首富郭台銘一樣有成就、以王永慶為榜樣向他看齊…,」,這不是直銷公司宣誓大會的誓詞,也非小學作文題目「我的志願」,而是許多莘莘學子面對職場前,心中躊躇滿腹的雄心壯志,希望有朝一日自己也可以「功成名就」一番。畢竟,將近20幾年的學生生涯終將踏出校園一展抱負,此時,面對能將理論「活用」的機會,有誰不期待呢?

誤入職林小白兔 挫折道不盡

不過,抱著滿腹「理論」進入競爭激烈、變幻無常的職場,許多人往往這才驚覺,工作非功課,並非寫完交付上級就可了事。而自己的主管除了面試第一瞬間有點「賓果」感覺外,其餘時間都和我走在平行線上,觀念絲毫沒有交集。無論談什麼,主管的看法都好像和自己相差十萬八千里。更可恨的是,他只出一張嘴,就讓我忙的人仰馬翻,甚至常常多做多錯、不做更錯,公司的流程沒有「理論」可以依據,跟以前的處事邏輯更是「風馬牛不相及」的對不上。

這下子感覺自己好像是隻誤入賊窟、快被吞噬的職林小白兔!我!進錯公司了嗎?你不斷的問自己:「怎麼老被主管打回票?」讓人不禁懷疑是學校老師錯教,還是主管自己理論基礎沒學好?每天的工作簡直快要關關難過、關關卡…。終於,你發現了「真相」原來…課堂學不到的學問還真多!

專業知識是基礎 制勝還需靠實務

其實,學校課本知識呈現的,並不是錯的,也不是不重要,只不過面對更複雜的工作挑戰,這些「學問」、「理論」都只是很基礎的知識。真正距離實戰中有效的「技能」還有一段距離。

想從職場新人變搶手老鳥,光靠基礎專業知識是還不夠的,增加非專業的經驗值才是致勝的關鍵。況且工作中不但要做事還要會做人,這一切都需從實務經驗中去驗證和體會每件事情的眉角及訣竅。就如同在學校進實驗室一樣,經由多次歷練及實驗才能結合「老師說的話」,進而開竅並活用知識不是嗎?

將經驗內化為自己擁有的專業工作能力,是不是「理論」上說的已經不重要了,經驗的積累有一天也會變成自己獨門的理論。如何成為職場搶手貨,這可是課本沒教的。

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做好事(500X450)

面對最正式的商業溝通工具,用它來「交朋友」,早晚讓你下課……

遠方傳來悄悄的聲音,告訴我現在就快做個決定……(別高興太快,這不是情書。)YOU GOT A MAIL!(重複N次了!)一句再熟悉不過的聲音提醒你「該收信了」。拜科技之賜,你我不必大老遠跑郵局就能輕鬆收發信件,真好!不過也因為E-MAIL,讓許多人瞬間成為職業「收發哥」,或者把MAIL寫成現在版的「摩斯密碼」後,讓工作變成「諜對諜」般複雜。這些「症頭」日以繼夜、年復一年卻不會自行痊癒,惡性循環之下,最終不斷降低你的工作效能。「能使用」E-MAIL不等同於「會使用」E-MAIL,這期的做好事, 我們將告訴你如何正確使用E-MAIL,讓你真正施展MAIL力,提升效益!

手忙腳亂 雪片堆積

自從Ray Tomlinson發明了電子郵件開始,改變的不只是縮短傳統舟車勞頓的時間、減少運送傳遞的麻煩。郵件帶來的便利性更成為人類溝通史上的第三次革命,顛覆了傳統口語或文字的傳輸方式。不管你想書寫的是商務文書、談情說愛的情書、還是繳交學校功課的報告書⋯⋯,面對螢幕寫完之後按一下就能遠渡重洋,上演現代版的飛鴿傳書。不過也許實在太方便了,於是有人藉科技之名、行懶惰之實,電子信件老是亂寄又亂回、誤傳造成誤解,讓彼此信箱都變成「潘朵拉的盒子」,甚至如同蝴蝶效應一發不可收拾,結果當然是手忙腳亂,不知所措。

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12 做好事2

新年新希望,對於許多躍躍欲「動」的職場新人而說,年後向來是跳槽的熱門時點。然而,面對新環境新工作,一切總得「放下過去(不是立地成佛)、細說從頭、從零開始」,面臨難熬艱苦的陣痛期…(唉呀!想到就令人嘎冷筍、心驚驚…)。

其實,日本的趨勢大師大前研一曾說「無論你投身職場多久,都要提醒自己可能隨時歸零…,」所以就算身經百戰的職場老將,也是同樣道理。這些勵志名言不是要身為新人的你揪團相互取暖,而是要你放下身段,細心觀察新環境。要從菜鳥變老鳥可沒有高鐵能直達,更沒有101高速電梯可乘搭,凡事就靠自助而後人助。虛心融入才有蛻變成長的可能…,無論投身哪個行業,一顆積極的心、打拚的行動,小人物總有出頭天的未來!

面對新環境既期待 又怕受傷害

當新人的感覺,就像是初戀新滋味般,酸甘甜啊、酸甘甜…,五種氣味哦!初到新職常常逃不過幾個既定的階段:比方總有令人開心、與老闆之間的短暫蜜月期以及決定是否拔腿就跑的觀察期…不過等你熬過了彼此用力磨合的陣痛期,大概就能漸入佳境到達收割期,這其中的美妙感受也只有當事人自己才心知肚明!

雖然一路走來,心底老是唱著心事誰人知,偏偏職場人生裡,沒人能咻一下越過新人階段,直接升等當老鳥,新人的苦鍊過程總是是菜鳥變老鳥的必經之路。但如果你初到新寶地,除了公司地址、老闆大名,其餘攏總是霧剎剎…,或者因為有所期待,怕受傷害,擔心自己無法坐穩而荒腔走板…,一連串的恐懼恐怕只會嚇倒自己。其實,既然老闆敢用,就表示你可以用,拿出自信,開始過五關斬六將吧!

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MP1102-做好事-12

《myplUs+分誌》2011年2月號 封面故事:與壓力同行不破表!

「5、4、3、2、1!……新的一年又來到囉!就算沒去跨年,你大概也會以為這是跨年的倒數計時。(不過,聰明的你只猜對了一半)這漸漸逼近零的數字雖然代表時間的倒數。卻不是象徵新年的開始;而是沒做好壓力管理的人生倒數,如同壓倒駱駝的最後一根稻草,在壓力到達極限時,即將引爆…隨時都可能Bomb一聲!

新的一年,面對工作,面對生活,不管你是凡事往肚裡吞的「大悶鍋」、還是行事效率高的「快鍋」,記得提醒自己掀開鍋蓋!所謂壓力宜解不宜結,趁早解開你的導火線才能常常久久繼續在職場前行。否則,等到壓力的引線點燃時,下一個被倒數計時的對象恐怕就是「你」!


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做好事-1

《myplUs+分誌》2011年1月號 封面故事:你的SOLUTION在哪裡?

問題纏身 傷透腦筋

「別人的工作是框金又包銀,為什麼偶的頭路問題多...」對於愛抱怨的新人來說,常常羨慕別人的工作輕鬆又簡單,怨嘆自己總是遭遇難解的習題...遇到問題時,就像掉進迷宮裡,一個頭二個大。「老天爺!何時才能解脫這樣的命運?讓我輕鬆過招拆招!」你的心中吶喊著。嚴格來說,人生就是一道永遠解不完的課題,何況身在職場?工作難免遭逢困難,即使郭台銘、張忠謀這些企業巨頭遇到棘手問題的機率也不會少。重要的是,解決問題的能力並非與生俱來,要靠後天訓練學習,恐懼無助於問題的解決。有句話說「能發現問題,問題就解決了一半...」,掌握解決問題的基本法則就能理出頭緒、撥開雲霧,所以別只躲在沙堆,探出你的頭來!


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殘酷的職場競技,你最驃悍的武器在哪裡?

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「你到底有沒有在聽?到底懂了沒?」這句話你是否言猶在耳、記憶猶新?這種挫著等的感覺⋯其實任誰都不想領教。但想要解除老闆抓狂的緊箍咒,真正的秘訣還在於「認真學⋯」。說來,這也是人人都懂的道理,可是職場上是師父領進門、修行看個人(如果你很幸運,有個肯教的師父⋯),大家都想要早點出師⋯卻沒那容易,因為「學習力」可是門學問⋯無論如何,想在職場爭得一片天,不再坐這山望那山、或是擔心飯碗老不保,不想人生從此就定格的話,「學習力」依然是你擁有職場實力的最佳解藥⋯

離開校園 不等於告別學習
他能,為什麼你不能?差別就在於學習力!這似乎是一個很空泛的字眼,「喔買尬!從學校開始,我就在不斷學習!現在每日早出晚歸的,還是個菜鳥,也沒有不學啊!」你心中這麼想著。是的,沒說你不學,重點是你學了幾分,你的學習力夠不夠彌補你的競爭力。也許你不至於「原地踏步」。但是相比其他同事,你會不會就是形同退步。

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「老闆,真的有夠機車ㄟ⋯!」這句話是多少初踏入職場工作的新人,普遍常有的抱怨。老是摸不清主管心裡想什麼、要什麼?面對怎麼看都像個惡魔的主管,努力尋求工作解答卻經常碰了一鼻子灰,這種想說卻說不出的哀怨、想離又無處可逃的困局,不知是多少新鮮人的共同難題啊!與你日夜相處、就在眼前的這位惡魔,是永遠的惡魔,還是有可能成為你未來人生中的大貴人?向上溝通。這是一道價值連城的轉變密碼!

此刻「差」很大,下一刻「殺」很大

殺很大︙,是什麼殺很大?是價錢殺很大?還是電玩遊戲殺很大?不︙,是職場求生記的第一法則—「溝通不良,殺很大」。根據104人力銀行調查顯示,企業徵才時,除了要求主動積極、高度專業能力外,若具備良好的「溝通能力」更為用人的必備要件。而另一項數據也呈現,高達三成的企業會因求職者離職因素─與主管理念不合,而考慮是否任用。當離職的原因,已成為企業徵才考量的重點時,是不是給老愛一言不合SAY GOODBYE的你的一個警惕?向上溝通並不是口號,而是職場必學的課題,刻不容緩。否則老是因向上溝通不良而導致工作效率大打折扣時,未來職場的機會不只「年殺」,恐怕更會出現「月殺」、「日殺」般的惡性循環。

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10月號-做好事

最近的補教人生實在夯極一時,雖然這眼花撩亂的連續劇還在上演,總覺得這年頭想成名還真得靠「爆料」。但你我只是市井小民啊,身在職場江湖,想紅只能靠「報告」了!這可不是教你在背後道人耳語打小報告,而是要你在職場揮灑實力的真正試煉。畢竟,爆料只是一時,能在老闆或客戶前來一場印象深刻的簡報,才是帶不走的工作實力。如何展演讓你在工作中一鳴驚人的「職場秀」!你!做好準備了嗎?

「看戲」的觀眾不是傻子    演出更非瘋子

其實說穿了,台上報告要訣並不困難,重點在於是否能夠言之有物,切中要害,讓這場簡報的背後目的能夠順利達成。除了像李昌鈺所言「有一份證據、說一份話」,不能緊張的胡言亂語、鬼話連篇外。更必須讓聽眾可以立即了解你的資料內容及邏輯推演,運用「說之以理」、「誘之以
利」、「動之以情」的方法,就算不會為了你的簡報如癡如醉,至少要讓台下之人放下手邊的事,專心聆聽。

切記,台下彷彿看戲的聽眾可非傻子,而是思緒精明的評審,隨時評量你的演出內容;你更不是那位演戲的瘋子,必須秀出你的專業、拿出你的實力,認真看待每次得來不易的簡報機會。

拿出自信 秀出「報」負

成功的簡報,除了瞭解聽眾、分析目的外,掌握過程中的起、承、轉、合,反推聽眾的思緒邏輯、切合他們的需要是最重要的。當然,事前內容準備充分,多做模擬演練、及時找出問題更是必需的安排。上台後,屏氣凝神保持微笑,運用簡報顯示你的專業度,虛心接受他人意見。下台後和人認真交流,親切回答問題。相信,不管是你的客戶還是頂頭上司或者參與的其他人,都會對你的專業表現認同,對你要表達的內容能深入了解進而被你說服。秀出你的職場「報」負力,就從簡報開始吧!

成功簡報  3「P」不能少!

10月號-做好事01

People對象為何、對主題的看法態度、了解程度如何

不同的聽眾背景不同,因此要在有限的時間內達到簡報目的就需要投其所好的擬定策略,將簡報的所需目的(needs)與聽眾的需求(wants)相符合。

 

10月號-做好事02

Purpose為何而報、目的所在

簡報是一種溝通的過程,是以聽眾為主的秀場,藉由簡報提供聽眾解答,把聽眾的疑慮或期望與自己的目的轉化結合在一起。弄清楚聽眾的目的,才能連結報告者的內容與聽眾的期望值,爭取認同,減少兩者之間落差。

 

10月號-做好事03

Place地點大小、場地環境分析

簡報3P的第3個P,等同於人事時地物的「地、物」,除了先前具備簡報目的及知悉聽眾特性外,若事前能對簡報場地有完整的了解及分析,能避免許多的意外狀況發生,如簡報現場是否有投影機設備、或場地過大、過小,都可能影響當天的簡報表現。

 

~想看更多更精彩的內容,請見《my plUs加分誌》10月號

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點「時」成金 從「心」開始

我很忙,卻感到忙、盲、茫」,道出了現代人的無奈。尤其,對於剛入社會的新鮮人來說,強調生命應該浪費在自己有興趣的美好事物上,卻又常常感慨工作沒有成長缺乏成就感。羨慕別人可以像變魔術般同時處理許多事,卻又不時埋怨自己時間不夠用,被上司、客戶叮得滿頭包,被同僚追的滿屋跑,這到底是為什麼?

其中關鍵點就在於時間管理。

好的時間管理讓你練就職場好「時」力,化被動為主動。至於不懂或缺乏時間管理的人,只能大嘆為什麼人一天只有二十四小時,我的還過得特別快?

老天爺公平原則    二十四小時齊頭開跑

沒錯! 上帝是公平的, 你我的二十四小時都是一樣的,但相較之下, 那些人人羨慕的政商巨賈名流、光芒四射的影藝紅星,就算工作再忙、行程再多,還是可以井然有序地安排時間,讓他們的工作成果依然出類拔萃。

「時光一去永不回、往事只能回味…」,對現在才二十啷噹的年輕人而言,日復一日的過,大好青春無限,實在無法感受老一輩歌詞的心聲。同樣一天二十四小時,大家都是從零時開始、從頭起跑︙為什麼有人經過數十年後,可以超越他人,成為不同領域佼佼者?差別就是能否做好時間管理而已!


使用不等於有效利用    時間為生命之固定資產

坊間討論時間管理書籍種類繁多,可見想要提高時間效率的人不在少
數,但真正做到的人卻鳳毛麟角。時間管理,說白了就是將時間來個「精打細算」的學問。別以為只有「金錢誠可貴」,身在高競爭時代中,可能「時間價更高」。

「時間資產」可能是人生固定資產之中最重要的一項。一個只懂消費時間, 不會善用分配管理的人, 你的人生等於毫無規畫能力, 也注定會揮霍生命價值。使用時間絕對不等於善用時間、沒有「預算」 概念的時間控管, 就形同讓你的固定資產不斷流失。

知行不合一    牛仔老被時間追著跑

「牛仔很忙」這歌很夯,大家聽得心有慼慼。想一想,你是不是也像那個忙碌的牛仔呢? 公司會議缺席是因牛仔很忙;工作來不及完成也是因為牛仔很忙; 業務約會遲到還是因為…牛仔很忙。難道,一天二十四小時、一年三百六十五天,都抽不出時間做點正事?還是,牛仔根本就不算太忙。只不過不懂圈選重要任務,白白讓時間殺手偷走了牛仔寶貴的時間?缺乏計劃,分不清輕重緩急、濫當好人不懂拒絕、雜事多、桌上雜亂無章,或者過於龜毛,凡事都要親自動手…這些都是讓時間賊可以每天竊取一點又一點寶貴光陰的的理由。最終讓工作任務堆積成山時,也只好等到火山爆發再來收拾。牛仔想亡羊補牢、卻為時已晚……

讓你有的是「時間」   從容面對生活

不想當那個可憐的牛仔!想要從從容容生活、充充實實度日!

其實這並非天方夜譚,你也不需三頭六臂。重點是要懂得「時間資產」的投資報酬率。也就是說你投資的是時間,而做好這項資產管理的方法即是事前訂定計畫,以及調整個人時間運用的心態。當你瞭解何事對自己而言才是最重要,最有回報的,掌握住時間管理要訣、並遵守紀律確實執行,「工作成果」這項關於時間的投資報酬當然會比別人多的多,那麼你要享受「有的是時間」的愜意快樂生活,當然也不再是遙不可及的夢想啦!

        ~更多時間管理小撇步,請見《my plUs》加分誌9月號

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 遠離有名無實的惱人會議

「開會啦!」對每天有開不完會議的上班族而言,這句話彷彿就像一場沒有結局的「職人惡夢」連續劇,日復一日重複著相同的儀式……。延宕沒有解決的問題,被動、散亂的會議只是浪費時間、磨損精神的行為,難道這是多數會議的天生宿命?NO!

其實,開會是種哲學,有法可走、有理可循。掌握技巧、循規按矩來場實用的會議其實不是太難。終結有人瞌睡連連、大家不知所云的無效率會議……你應該從「智會」做起!

無所不在的會議

開會, 對現代上班族來說是件稀鬆平凡的事。業務會議、企劃會議、行政會議、跨部門、跨公司、跨國際…… 都要開會 。無所不在的會議, 總是圍繞著你, 佔據你寶貴的時間。開會本是為了溝通協調、解決問題, 不過, 是不是每場會議都這麼如你所願, 有效率、有結果, 可就因「會」而異。對新鮮人而言, 需要從中觀摩、學習的事務真不少。而公司大大小小的會議更是讓你練習群體溝通、學習時間管理︙的好時機。

高峰會開成高瘋會

翻開古今中外會議史, 開會症頭可說比比皆是、一山還有一山高。當然家
醜不宜外揚、家家有本難念的經,各家公司、企業也總是只能關起門來抱怨一番。有些人把開會變成毫無效率的議程朗誦會,有些人你推我往像是參加太極運動會,更有甚者還上演爭執不休或群起攻之的羅馬競技場。打開電視,就連國會殿堂也不時來場大衝突,拳擊秀、成了國際媒體頭條新聞。唉!難道開會真是一門會議深深深似海、深不可測的學問嗎?對於初進職場的新鮮人,又該如何是好?

循序漸進會議前中後

其實會議眉眉角角何其多,說實話三言兩語還真道不盡。不過開好會議倒是不用一綱多本來教的,只要抓住重點依然可以順利進行。如果身為新人的你被看起來像「惡魔」的老闆交付組織會議的任務,先不要慌,釐清會議型式為報告型會議或決策型會議,事前規劃做好5W1 H步驟,這個有效會議你大致就掌握了一半。若加上與會者各盡其職,避免獨角戲,每人「有準備、有收穫」之下就更接近大功告成。當然會後的統整、通知程序少不了。如此天時地利人合的多方配合,你要揮別惱人耗時的「高瘋會」,完成長官要求的會議目標、解決棘手的開會問題,套一句前一陣子流行的電視廣告詞,「粉簡單」!

 

揮別沒效率的 六5W1H

會議弊病林林總總,深入觀察,其因素往往在於沒有明確知曉開會的5W1H。換句話說,要籌備會議得先掌握開會的摘要及歸納重點。而不是毫無頭緒地召開會議,而又草草結束。沒有結論的會議,往往得花費更多後續會議及措施來補救之前的草率行事。

想要終結這種效率低落的高「瘋」會事先做好會議的5W1H,才能排除讓人抓狂的問題剔除失敗會議的幫兇。也才不會頭痛醫頭腳痛醫腳般臨時抱佛腳,導致惡性循環、問題叢生。

1.沒亮「點」、失焦沒主題

問題:

因為會議主題不明確或主題太大、太空泛,讓與會者聽的霧剎剎。同時也因沒有重點,無法做出結論,導致最後不了了之。

對應解決:明確會議的目的是什麼

開會的第一考量,就是具體明確的了解開會目的,而且主題不可空泛。需不需要開會的決定必須審慎評估,並思考會議希望達到什麼目標?開會是否為達成該項目標的最佳方式。

2.與會資料不清不楚、有看沒有懂

問題:

會議開始前資料準備不完整、丟三落四、有議程沒附件或少了其他資料都是開會準備的大忌。另
外,會議通知不清楚,沒知會到相關部門、吩咐其他人準備資料都是問題。

對應解決:擬定會議流程與大綱

每場會議都要有議程,並且得按照討論內容的輕重緩急安排順序發給所有與會人員。讓與會者會前還能對議程表示意見,並事先將各方資料蒐集整理後以備用。除了報告檔案外,也要提供紙本相關資料給與會者。


3.主角配角傻傻分不清、角色大混亂

問題:

到底要通知誰來開會,是一網打盡,還是大頭就好?都邀請人數太多、只通告部分主管又太冷清,該如何評判?有時忙中有錯,角色沒分配好,連主持人、會議記錄都沒指定,會議現場亂糟糟,大家四目相望。

對應解決:選擇參加人員有哪些

挑選與會人員, 最高指導原則是愈精簡愈好,並非人多好辦事、陣仗大就好。先理解會議屬那一型,若報告型,報告內容的相關人都要通知;若決策型,就通知有影響決策能力、配合執行的人員。除通知外,也要確實掌握人數。另外,通知與會者時,也要告知與會人員事先需要準備的事項或報告。

4.開到「天長地久」、無法自拔

問題:

開會時間太冗長沒效率,或者每一議程時間沒訂好,都是會議沒效率的因素之一。大家開到地老天荒,最慘的是最後還是沒有結論。

對應解決:選擇會議的時間、每段討論都有起迄時間

雖然不用看農民曆選時間,但總得挑出比較適合的開會時間,考慮與會者時間、會議室可借用時間等多方因素。避開假日或週末前一晚或休假回來時間,以免大家開會心神不寧。另外為提高效率務必每一段討論都有明確的起迄時間、把每個需要討論的大綱都標示出需要的時間……

(本文未完結,全文請見《my plUs+》8月號)

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職場要「到位」  方向先「定位」

這些年你從找工作的新鮮人變成頻換工作的新人,永遠難脫短命職人的咒怨,這到底是怎麼一回事?不想職場半路就「拋」錨,你必須仔細「定」錨才能找「對」工作!行前停、看、聽,選你所愛、愛你所選,才能讓你一路走來無怨無悔!

 

真像朦朧的求職心路

每當六月畢業季、七月求職潮來臨,就業市場無不陷入一場白熱化的激烈競爭。為了找份工作,通常沒有經驗的職場菜鳥更是使出渾身解數,渴望獲得面試官的青睞。有趣的是,一旦順利進入公司上班,面試時懷抱的雄心壯志及滿腹理想卻漸漸消失殆盡,有多少新鮮人能一路走來始終如一,積累階段性的職場經歷?難道,現實的工作就是憧憬破滅的開始?如何找出職涯的﹁真命天子﹂ ?讓盲目的找工作、換工作從此離我遠去。

 

職場導航 清楚定位自己

無厘頭式的換工作不會「窗外有藍天」,下一個會更好。換工作的頻率,次數也不能集點數、換貴賓卡。反而換來下一個企業對你的負面評價及不信任。吃一行、怨一行的心態,就算是大家嚮往的職務、羨慕的企業,你也無法長久勝任。所以找工作前,先尋找自己的興趣、價值觀、天賦。做足自我瞭解、職場定位的功課,才是正確的上上之策,這比急著上網遞履歷找工作更為重要。就像一艘沒有方向的鐵達尼,恐怕還沒撞到冰山前已迷航在百慕達三角洲,結局一樣悲慘。

 

進修深化技能  菜鳥變老鳥

當然,確認自己的職場定位,也進入合適的單位後,在粥少僧多、競爭激烈的現實環境,想要不被淘汰,自己還須多進修加把勁。只要時時強化技能、不斷學習,終能迎頭趕上老鳥,得到同事和老闆的認同。隨之而來的成就感以及可能的待遇調升,再要換工作就是別人挖角了,你也自然遠離了頻換工作的難堪窘境。(本文未結束,更多內容請見《myplUs+》加分誌7月號)

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王牌接班人  也可能狀況連連

阿嬌畢業後順利找到工作,在「霹靂啪啦公司」擔任行銷企劃助理人員,工作了半年,老闆終於開金口交代她寫一份企劃案啦~~

「是,交給我沒問題!」阿嬌興奮的接下這個重責大任,以前在學校也不是沒寫過企劃案,但這可是她成為OL之後第一次寫企劃案,她知道這不是件容易的事,但要怎麼完成一份讓老闆驚艷讚賞的企劃案呢?

 

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阿嬌謝絕一切交際,花了一個星期跟企劃案奮戰,連男友也惹毛了,這輩子只有基測指考才這麼用功過!終於完成了這份企劃,但沒想到,老闆看到之後卻是臉上三條線,把她批得滿頭包!到底問題出在哪?老闆要的又是什麼呢?阿嬌真的是一個頭兩個大啊~~~

 

做一份可執行的企劃

由於經驗歷練和職責差異,老闆和主管,及下屬之間對企劃的期望和標準當然有所不同,認知差異也很大,面對主管的用「新」良苦,和新鮮人的無力與茫然感,到底問題出在哪兒?就讓《myplUs加分誌》告訴你!

老闆的標準 ─ 你的問題漏洞有哪些?

漏洞 1:學校、職場企劃傻傻分不清
漏洞 2:文體不對,忽略了統一標準格式
漏洞 3:缺少具體目的的目標
漏洞 4:閉門造車、紙上談兵、無法執行
漏洞 5:考慮不周全,忽視公司資源多寡
漏洞 6:創意不足,無法令閱讀者感動
漏洞 7:內容版面東拼西湊,沒消化的東西談不上企劃。
漏洞 8:「可執行性」為企劃首要件,內容太含糊不清,後續要如何執行?

新鮮人的標準 ─ 我的內心OS有哪些?

OS 1:寫企劃在學校我最會,在職場應該也差不多吧?
OS 2:人家都說我是「蓋先」,最有創意,信手捻來三步成詩,連老師也讚美我。
OS 3:按照坊間企劃書架構來寫,不是就可以?
OS 4: 既然要寫,就想辦出一個創世活動,無人能及。
OS 5: 內容寫得多,字數多,資料全放上去跟學校報告沒兩樣。

 

「請你跟我這樣做」  企劃基本攻略

 

 

老闆跟新鮮人的想法和標準,真的有差這麼多嗎?

其實只要擁有正確的心態,再抓住企劃的原則和訣竅,做一份可執行的企劃並沒有那麼困難!要注意的是,做一份上得了檯面的企劃案,至少要具備以下幾點:

1.針對公司策略方向。

2.釐清企劃目標、範圍、創意點、架構再下筆。

3.寫出前言、背景、目標構想。

4.策略、作法、要件內容要說明。

5.劃一張工作流程表和工作人員表。

6.列出預算的金哦。

7.預先思考可能遇到的問題、狀況及可能風險。

8.結尾。

  

當你完成基本攻略之後,還有進階攻略和完全攻略能幫你的企劃案加分,幫助你揮出致勝漂亮的「全壘打」,只要你肯打拼努力老闆願意調教你,一定能讓你成為職場BLING BLING的閃耀之星!

 

                                ~更完整的內容請見《myplUs加分誌》六月號~

 

 

 

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