my plUs 加分誌

面對最正式的商業溝通工具，用它來「交朋友」，早晚讓你下課……

遠方傳來悄悄的聲音，告訴我現在就快做個決定……（別高興太快，這不是情書。）YOU GOT A MAIL！（重複N次了！）一句再熟悉不過的聲音提醒你「該收信了」。拜科技之賜，你我不必大老遠跑郵局就能輕鬆收發信件，真好！不過也因為E-MAIL，讓許多人瞬間成為職業「收發哥」，或者把MAIL寫成現在版的「摩斯密碼」後，讓工作變成「諜對諜」般複雜。這些「症頭」日以繼夜、年復一年卻不會自行痊癒，惡性循環之下，最終不斷降低你的工作效能。「能使用」E-MAIL不等同於「會使用」E-MAIL，這期的做好事， 我們將告訴你如何正確使用E-MAIL，讓你真正施展MAIL力，提升效益！

手忙腳亂 雪片堆積

自從Ray Tomlinson發明了電子郵件開始，改變的不只是縮短傳統舟車勞頓的時間、減少運送傳遞的麻煩。郵件帶來的便利性更成為人類溝通史上的第三次革命，顛覆了傳統口語或文字的傳輸方式。不管你想書寫的是商務文書、談情說愛的情書、還是繳交學校功課的報告書⋯⋯，面對螢幕寫完之後按一下就能遠渡重洋，上演現代版的飛鴿傳書。不過也許實在太方便了，於是有人藉科技之名、行懶惰之實，電子信件老是亂寄又亂回、誤傳造成誤解，讓彼此信箱都變成「潘朵拉的盒子」，甚至如同蝴蝶效應一發不可收拾，結果當然是手忙腳亂，不知所措。
MAIL影不斷 事倍功半

歸咎E-MAIL讓人事倍功半的因素百百款，但常犯毛病有幾類。例如習慣欠佳不管理一旦需要素材又左翻右翻找不著；收信後尚未思考就魯莽行事發回；還有人公事、把妹分不清，封封誤當「即時通」，聊天打屁胡亂謅。這些還不是最慘，更糟的是信件內容寫不清，標題主旨不明確，出現MAIL影不斷讓人抓狂的恐佈後果。

研究顯示，現代上班族平均得花將近四分之一時間在處理電子郵件上。所以別以為這些看似雕蟲小技般的文書技巧，沒啥學問，這往往是職場成功的第一步。與其埋頭不假思索就下筆，不如搞清楚怎麼說後才動手，這樣才能提升收信者對內文的瞭解，發揮信件的實際功能；另外，就算時間緊迫，寫信時還是應多設身處地為他人著想，畢竟見信如見人，你發出的信代表了你本尊。當然，如何用精簡明朗的文字表達意涵，為對方及自己省下寶貴時間也是非常重要的。最後，寄出前還得多檢查幾遍以減少出錯的比例，以上這些都是管好「依媚兒」工作最基本的認知。

重視溝通 提升效率

工作上的E-MAIL是正式的商業溝通的工具，必須快速有效的多方傳遞重要有價值的訊息，增加溝通的廣度，縮短溝通的時間。現代的商業溝通早已大量使用E-MAIL這項工具，錯誤的使用觀念或疏於管理，最終都將造成過與不及的職場發展障礙。雖然電子郵件只是眾多溝通工具之一，而非唯一的溝通方式。但善用它而非濫用它，才能確實將這項好科技為自己的。

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