my plUs 加分誌

 遠離有名無實的惱人會議

「開會啦！」對每天有開不完會議的上班族而言，這句話彷彿就像一場沒有結局的「職人惡夢」連續劇，日復一日重複著相同的儀式……。延宕沒有解決的問題，被動、散亂的會議只是浪費時間、磨損精神的行為，難道這是多數會議的天生宿命？NO！

其實，開會是種哲學，有法可走、有理可循。掌握技巧、循規按矩來場實用的會議其實不是太難。終結有人瞌睡連連、大家不知所云的無效率會議……你應該從「智會」做起！

無所不在的會議

開會， 對現代上班族來說是件稀鬆平凡的事。業務會議、企劃會議、行政會議、跨部門、跨公司、跨國際…… 都要開會 。無所不在的會議， 總是圍繞著你， 佔據你寶貴的時間。開會本是為了溝通協調、解決問題， 不過， 是不是每場會議都這麼如你所願， 有效率、有結果， 可就因「會」而異。對新鮮人而言， 需要從中觀摩、學習的事務真不少。而公司大大小小的會議更是讓你練習群體溝通、學習時間管理︙的好時機。

高峰會開成高瘋會

翻開古今中外會議史， 開會症頭可說比比皆是、一山還有一山高。當然家
醜不宜外揚、家家有本難念的經，各家公司、企業也總是只能關起門來抱怨一番。有些人把開會變成毫無效率的議程朗誦會，有些人你推我往像是參加太極運動會，更有甚者還上演爭執不休或群起攻之的羅馬競技場。打開電視，就連國會殿堂也不時來場大衝突，拳擊秀、成了國際媒體頭條新聞。唉！難道開會真是一門會議深深深似海、深不可測的學問嗎？對於初進職場的新鮮人，又該如何是好？

循序漸進會議前中後

其實會議眉眉角角何其多，說實話三言兩語還真道不盡。不過開好會議倒是不用一綱多本來教的，只要抓住重點依然可以順利進行。如果身為新人的你被看起來像「惡魔」的老闆交付組織會議的任務，先不要慌，釐清會議型式為報告型會議或決策型會議，事前規劃做好5W1 H步驟，這個有效會議你大致就掌握了一半。若加上與會者各盡其職，避免獨角戲，每人「有準備、有收穫」之下就更接近大功告成。當然會後的統整、通知程序少不了。如此天時地利人合的多方配合，你要揮別惱人耗時的「高瘋會」，完成長官要求的會議目標、解決棘手的開會問題，套一句前一陣子流行的電視廣告詞，「粉簡單」！

揮別沒效率的 六5W1H

會議弊病林林總總，深入觀察，其因素往往在於沒有明確知曉開會的5W1H。換句話說，要籌備會議得先掌握開會的摘要及歸納重點。而不是毫無頭緒地召開會議，而又草草結束。沒有結論的會議，往往得花費更多後續會議及措施來補救之前的草率行事。

想要終結這種效率低落的高「瘋」會事先做好會議的5W1H，才能排除讓人抓狂的問題剔除失敗會議的幫兇。也才不會頭痛醫頭腳痛醫腳般臨時抱佛腳，導致惡性循環、問題叢生。

1.沒亮「點」、失焦沒主題

問題：

因為會議主題不明確或主題太大、太空泛，讓與會者聽的霧剎剎。同時也因沒有重點，無法做出結論，導致最後不了了之。

對應解決：明確會議的目的是什麼

開會的第一考量，就是具體明確的了解開會目的，而且主題不可空泛。需不需要開會的決定必須審慎評估，並思考會議希望達到什麼目標？開會是否為達成該項目標的最佳方式。

2.與會資料不清不楚、有看沒有懂

問題：

會議開始前資料準備不完整、丟三落四、有議程沒附件或少了其他資料都是開會準備的大忌。另
外，會議通知不清楚，沒知會到相關部門、吩咐其他人準備資料都是問題。

對應解決：擬定會議流程與大綱

每場會議都要有議程，並且得按照討論內容的輕重緩急安排順序發給所有與會人員。讓與會者會前還能對議程表示意見，並事先將各方資料蒐集整理後以備用。除了報告檔案外，也要提供紙本相關資料給與會者。

3.主角配角傻傻分不清、角色大混亂

問題：

到底要通知誰來開會，是一網打盡，還是大頭就好？都邀請人數太多、只通告部分主管又太冷清，該如何評判?有時忙中有錯，角色沒分配好，連主持人、會議記錄都沒指定，會議現場亂糟糟，大家四目相望。

對應解決：選擇參加人員有哪些

挑選與會人員， 最高指導原則是愈精簡愈好，並非人多好辦事、陣仗大就好。先理解會議屬那一型，若報告型，報告內容的相關人都要通知；若決策型，就通知有影響決策能力、配合執行的人員。除通知外，也要確實掌握人數。另外，通知與會者時，也要告知與會人員事先需要準備的事項或報告。

4.開到「天長地久」、無法自拔

問題：

開會時間太冗長沒效率，或者每一議程時間沒訂好，都是會議沒效率的因素之一。大家開到地老天荒，最慘的是最後還是沒有結論。

對應解決：選擇會議的時間、每段討論都有起迄時間

雖然不用看農民曆選時間，但總得挑出比較適合的開會時間，考慮與會者時間、會議室可借用時間等多方因素。避開假日或週末前一晚或休假回來時間，以免大家開會心神不寧。另外為提高效率務必每一段討論都有明確的起迄時間、把每個需要討論的大綱都標示出需要的時間……

(本文未完結，全文請見《my plUs+》8月號)